檔案遠程服務利用系統(tǒng)有著豐富多樣的功能，使用起來既簡便又順手，呈現(xiàn)給用戶的頁面也很親和。這款產品是依托多年在高校以及企事業(yè)單位從事檔案業(yè)務管理所積累的經驗，再結合用戶實實在在的需求精心研制出來的，它具備的功能能夠適配檔案業(yè)務流程以及數(shù)字檔案的服務環(huán)節(jié)，而且還有不錯的拓展?jié)摿Γ錾喜煌脩舻奶厥庖?，就能靈活地拓展出新功能。操作方面，它以功能完備且簡便易用作為**理念，依據(jù)功能的關鍵程度、使用的頻繁程度加以分類，如此一來，用戶便能較快地了解功能重點，減少學習所耗費的精力。從頁面設計看，簡約大方，操作交互的層級不多，反應也快，各個年齡段的用戶都能輕松上手學習，還能避免日常工作里因頁面操作繁雜而引發(fā)的麻煩，使得工作推進得更加順暢。部分平臺還支持模糊查詢和智能推薦功能，根據(jù)用戶的輸入或瀏覽歷史推薦相關檔案或主題。江蘇數(shù)字檔案室

檔案遠程服務利用系統(tǒng)

背景

高校檔案館作為對外**學生、教職工等群體檔案業(yè)務的窗口，每年都會為大量的畢業(yè)生、教職工、在校生、用人單位等個人或機構提供檔案業(yè)務**服務。在當今信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)人工業(yè)務**模式弊端頻現(xiàn)。一方面對于業(yè)務申請人來說往往**某個業(yè)務需要不斷的往返高校檔案館，線下溝通成本太大；另一方面對于檔案館業(yè)務**者而言，日常業(yè)務量大，產生的業(yè)務記錄繁多，傳統(tǒng)手工電話、登記模式**效率太低，此外業(yè)務數(shù)據(jù)也不易管理和統(tǒng)計。因此建立一個能夠通過遠程線上業(yè)務申請、審批、**的一站式檔案業(yè)務服務平臺對高校檔案館來說尤為重要。 江蘇數(shù)字檔案室豐富的館藏資源是提升服務能力的基礎，能支持開展多樣服務，增強服務能力。

檔案遠程服務利用系統(tǒng)實現(xiàn)在線完成電子簽名，全程電子化，告別紙質郵寄模式。**人員將**結果中的電子文件、數(shù)字檔案上傳完成后可在線完成蓋章簽署，支持自定義印章圖片，可同時對上傳文件的每一頁進行批量蓋章簽署，支持同時加蓋多個印章。簽署完成前系統(tǒng)提供短信驗證機制，驗證操作人的身份，只有被正式授權過的**人員才可具備蓋章簽署權限。

完整的業(yè)務流程日志，實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)、各用戶工作完美追溯。系統(tǒng)針對每條業(yè)務申請單，從用戶提交申請開始到業(yè)務**結束，全程追蹤記錄該業(yè)務各環(huán)節(jié)操作詳情信息，實現(xiàn)管理者對業(yè)務的全程掌控，可稽可查。

電子文件歸檔系統(tǒng)具有收發(fā)日志功能。數(shù)據(jù)記錄，實時記錄業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收發(fā)信息，對數(shù)據(jù)ID、轉換狀態(tài)、數(shù)據(jù)來源、接收時間作記錄，并用報表的形式進行直觀的展現(xiàn)。數(shù)據(jù)檢索，電子文件歸檔系統(tǒng)支持數(shù)字檔案數(shù)據(jù)檢索功能，數(shù)據(jù)檢索支持在數(shù)據(jù)條目中根據(jù)對數(shù)據(jù)狀態(tài)、來源、ID進行檢索，從而準確找到對應數(shù)據(jù)。詳情查看，系統(tǒng)支持查看接收時數(shù)據(jù)詳情和轉換后數(shù)據(jù)詳情，可方便的查看相應的代碼內容。電子文件歸檔系統(tǒng)還具有在線修改功能。紙質檔案數(shù)字化工作推進中，對標準化管理的需求因實際工作需要而愈發(fā)迫切。

    數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)宛如一位智能管家，打理電子文件事務。它具備多元接收采集模式，在線離線隨心切換，自動、半自動靈活運用，精細捕獲不同環(huán)境產出且整理完畢的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)。系統(tǒng)還會細致登記歸檔電子文件，借助計算機文件名、元數(shù)據(jù)等關鍵“紐帶”，搭建起二者穩(wěn)固關聯(lián)，讓檔案查詢、調用有跡可循。聚焦文書類電子文件，接收采集盡顯。辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)生成的文書類電子文件及其元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能自動識別、接收并登記在冊。同時，各職能部門散落的非公文類電子文件也難逃它的“法眼”，統(tǒng)統(tǒng)被采集而來，按類有序存放電子文件及其組件，保證同一事由的往來文件完整無缺、相互呼應，為后續(xù)檔案利用夯實基礎，極大提升檔案管理效能。 “全部掃描”重點在于“確定掃描頁”，旨在保證檔案完整，并防止對紙質檔案重復掃描。江蘇機關數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

對已經整理好的檔案進行拆裝，為檔案掃描工作做準備。具體是將檔案拆盒、拆除裝訂，注意保護檔案不受損害。江蘇數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案系統(tǒng)確實支持多種格式的檔案存儲和檢索。

這一特性主要基于以下幾個方面的考慮：

一、檔案格式的多樣性數(shù)字檔案涵蓋了電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等多種類型，這些檔案在創(chuàng)建和保存時可能采用不同的格式。例如，文本文件可能采用XML、TXT、PDF/A等格式，圖像文件可能采用TIFF、JPEG2000、JPEG等格式，音頻和視頻文件則可能分別采用MP3、FLAC和MPEG等格式。

二、存儲格式的標準化為了確保數(shù)字檔案的長期可讀性和可利用性，數(shù)字檔案系統(tǒng)在選擇存儲格式時通常會遵循一定的標準。這些標準包括開放性、標準性、穩(wěn)定性、廣采性、軟硬件平臺的真實性等。常見的適用于數(shù)字檔案長期保存的文件格式有PDF/A、TIFF、JPEG2000等。這些格式具有廣大?的支持性，能夠在不同的操作系統(tǒng)和平臺上保持一致的顯示效果，且不易被篡改或損壞。

三、檢索功能的靈活性數(shù)字檔案系統(tǒng)不僅支持多種格式的存儲，還提供了靈活的檢索功能。用戶可以通過關鍵詞、全文檢索、目錄檢索、高級檢索等多種方式快速找到所需的檔案。

四、跨平臺和多終端兼容性隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，數(shù)字檔案系統(tǒng)也需要支持多平臺和多終端的訪問。 江蘇數(shù)字檔案室